Consejos para hacer un buen informe

*Actualizado Febrero 2018

También llamado reporting, el informe es una herramienta imprescindible para mejorar nuestra actividad. Lo que a priori parece una tarea tediosa y aburrida puede convertirse en algo interesante. Todo es aprender a valorarlo y enfocarlo adecuadamente.

¿Por qué es tan importante un buen informe?

• Porque así el cliente verá todo el esfuerzo que hacemos y entenderá  en qué gasta su dinero, lo que mantendrá su confianza en nosotros.
• También para que el cliente vea en qué cosas nos ayuda y en qué otras nos obstaculiza, lo que podría llevar a hacer cambios que mejorasen los procesos y evitasen problemas.
• Porque al hacer el informe vemos en qué punto está cada acción: qué falta, qué más podría haberse hecho, qué feedback se ha tenido. El informe es la reflexión y el análisis del trabajo hecho.
• Además, con él repasamos nuestra diligencia profesional: nuestras capacidades y nuestros fallos, para subsanarlos.
• No olvidemos que es un elemento que servirá de consulta en el futuro, haciendo comparativas o midiendo resultados.

¿Qué es imprescindible en un buen informe?

• Para empezar, debe ser periódico. Hay que establecer unos tiempos fijos que permitan hacer comparativas y mediciones. Además, al ser periódico nos genera un compromiso, una obligación.
• Debe indicar bien la fecha en la que se hace el informe y el periodo de tiempo que abarca, de manera que puedan hacerse métricas y comparativas.
• Ha de tener historia, presente y futuro. Es decir, partir de unos antecedentes, informar sobre lo que ocurre y advertir sobre las expectativas.
• Tiene que incluir un análisis crítico, una reflexión sobre lo que es mejorable y unas conclusiones.
• Además, deben ser cuantitativos pero también cualitativos. Es decir, es necesario atribuir valores a las diferentes variables que estamos analizando (actividades, cobertura, datos económicos, etc.) y trabajar con ellas. De este modo podremos observar la evolución de nuestro cliente desde que trabaja con nosotros.

¿Qué informes hace una agencia de comunicación?

• De actividades:

  • Ha de recoger todas y cada una de las acciones que se han hecho, indicando fechas, nombres y otros datos relevantes.
  • Tiene que indicar qué acciones ha hecho el cliente y cuáles las ha hecho la agencia.
  • Debe diferenciar también entre las acciones proactivas y las reactivas.
  • Ha de indicar qué está pendiente por parte de la agencia y por parte del cliente.
  • Debe incluir unas conclusiones, aspectos a mejorar y próximos pasos.

• De cobertura, el famoso clipping:

  • Es el informe con los impactos en medios (prensa, radio, TV y medios on line) que se han generado por la agencia sobre nuestro cliente, o que se han publicado de forma espontánea (aquí lo explica muy bien Wikipedia: https://es.wikipedia.org/wiki/Clipping)
  • Debe incluir el recorte de prensa,de manera legible, donde se vea la cabecera del medio y el texto donde sale nuestro cliente. Mejor si podemos hacer que se vea el texto que nos interesa y el resto de la página, para darle contexto.
  • Ha de llevar un índice que recoja el nombre de la publicación, el tipo de publicación, la temática, la fecha de publicación y los valores económicos:
    • Por un lado, el valor publicitario equivalente.
    • Por otro lado, una estimación de la  audiencia, la tirada y la difusión del medio. En este enlace te explicamos cómo diferenciar estos conceptos.
  • Siempre tiene que incluir quién ha medido los datos, si son de elaboración propia o los ha hecho una empresa independiente como jpmedia o mynews.
    • En caso de incluir recortes audiovisuales, debe incluir enlaces y/o un archivo de audio/vídeo.

Lo que debe incluir un informe de cobertura

¡Un ultimo consejo para terminar! Los informes han de ser fáciles de leer y de estudiar. Nada de párrafos farragosos ni de gráficos ilegibles. Texto claro, sencillo y conciso.Incluid fotos, tened cuidado con la redacción y la ortografía y usad un formato amable, con una letra cómoda y uniforme.

Así ahorraremos tiempo y nuestros clientes nos lo agradecerán.

Si queréis saber más, ¡podéis escribirnos! Estaremos encantados de atenderos: info@presscode.es